DOKUMENTASI KEGIATAN GEN-PAPATAR SEMESTER 1 2017

Dokumentasi adalah salah satu hal yang perlu dalam Organisasi. Dokumentasi adalah bagian dari Arsip.

Peranan dan Fungsi Arsip dalam Organisasi

Suatu organisasi dapat terbentuk karena adanya pengaruh dari beberapa aspek yaitu seperti penyatuan visi, misi, dan tujuan yang sama dengan perwujudan dari eksistensi sekelompok orang terhadap masyarakat. Untuk mecapai visi, misi, dan tujuan tersebut suatu organisasi haruslah mempunyai sumber informasi baik dari luar maupun dalam organisasi. Arsip merupakan sumber informasi yang sangat baik dalam suatu organisasi dan juga berisi informasi tentang fungsi dan kegiatan dari organisasi tersebut.

Arsip mempunyai dua fungsi yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

1. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan oleh suatu organisasi dalam guna perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan suatu bangsa pada umumnya atau yang digunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip ini dibagi menadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif Arsip dinamis aktif yaitu arsip yang digunakan secara langsung dan terus-menerus diperlukan atau dipergunakan oleh organisasi dalam penyelenggaraan administrasi. Arsip dinamis inaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun dalam penyelenggaraan administrasi.
2. Arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak digunakan lagi secara langsung dalam penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya ataupun untuk penyelenggaraan kegiatan sehari-hari dalam administrasi Negara.

Peranan utama arsip adalah sebagai alat ingat atau memori suatu atau organisasi. Mengingat pentingnya memori dalam kehidupan manusia, dalam organisasipun memori sangatlah penting, sehingga memori tersebut jangan sampai hilang atau rusak dan harus dijaga dengan sungguh-sungguh dan baik.

Selain sebagai memori perusahaan, arsip juga mempunyai peran sebagai pengambilan keputusan, sebagai bahan bukti, dan sebagai akuntabilitas. Yang dimaksud peran arsip sebagai pengambilan keputusan adalah menentukan berhasil atau tidaknya suatu organisasi dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu agar tujuan dari organisasi dapat dicapai, maka pemeliharaan arsip haruslah baik dan benar.

Peranan arsip sebagai bahan bukti adalah sebagai bahan bukti untuk informasi yang tercatat dalam suatu kertas, atau direkam melalui recorder, karena mengingat ingatan manusia atau karyawan itu memiliki batasan sedangkan informasi yang lama ataupun terkini dalam suatu organisasi haruslah diingat. Jadi arsip juga mempunyai peranan sebagai bahan bukti yang otentik dalam suatu organisasi.

Yang terakhir dari peranan arsip adalah sebagai akuntabilitas. Maksudnya adalah sebagai tekanan dari luar untuk meminta laporan pertanggungjawaban suatu organisasi mengharuskan mempunyai alat bukti yang kuat dan benar.

Berikut adalah Dokumentasi Pra kegiatan, Kegiatan hingga Pasca Kegiatan SEMINAR PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA oleh Gen-PAPATAR.